Latvijas Kultūras akadēmijas

Privātuma politika

Izdota saskaņā ar Valsts pārvaldes iekārtas likuma 72. panta pirmās daļas 2. punktu un Eiropas Parlamenta un Padomes 2016.gada 27.aprīļa Regulas (ES) 2016/679 par fizisku personu aizsardzību attiecībā uz personas datu apstrādi un šādu datu brīvu apriti (Vispārīgā datu aizsardzības regula)

Personas datu pārzinis ir Latvijas Kultūras akadēmija (turpmāk – Akadēmija), reģistrācijas Nr. 90000039164, Ludzas iela 24, Rīga, LV-1003, e-pasts: admin@lka.edu.lv.

Akadēmijas kontaktinformācija ar personas datu apstrādi saistītajos jautājumos ir: datu.specialists@lka.edu.lv vai admin@lka.edu.lv.

I Vispārīgie jautājumi

1. Privātuma politikas mērķis ir sniegt fiziskai personai – datu subjektam, informāciju par personas datu apstrādes nolūku, apjomu, aizsardzību un apstrādes termiņu datu iegūšanas laikā un apstrādājot datu subjekta personas datus.
2. Šajā Privātuma politikā ir vispārīgi aprakstīts, kā Akadēmija veic personas datu apstrādi un aizsardzību. Detalizētāka informācija par personas datu apstrādi un aizsardzību ir aprakstīta līgumos un iekšējos normatīvajos aktos.
3. Privātums politika piemērojama Akadēmijas personālam, studējošajiem un citām pilnvarotām trešajām personām, kurām ir pieeja jebkuriem fizisko personu datiem, kuru pārzinis ir Akadēmija.
4. Šī Privātuma politika attiecināma uz jebkāda veida informāciju, kas ietver Akadēmijā uzglabātos (datorsistēmās, mobilajās ierīcēs, tālruņos, papīra ierakstos u.tml.), rakstītos, mutiski izteiktos un elektroniskos fizisko personu datus.

II Politikā lietotie termini

5. Fizisko personu dati (turpmāk – personas dati) – ir jebkura informācija, kas attiecas uz identificētu vai identificējamu fizisku personu; identificējama fiziska persona ir tāda, kuru var tieši vai netieši identificēt, jo īpaši atsaucoties uz identifikatoru, piemēram, minētās personas vārdu, uzvārdu, identifikācijas numuru, atrašanās vietas datiem vai fiziskajai personai raksturīgiem fiziskās, fizioloģiskās, ģenētiskās, garīgās, ekonomiskās, kultūras vai sociālās identitātes faktoriem.
6. Apstrāde – jebkura ar personas datiem vai personas datu kopumiem veikta darbība vai darbību kopums, ko veic ar vai bez automatizētiem līdzekļiem, piemēram, vākšana, reģistrācija, organizēšana, strukturēšana, glabāšana, pielāgošana vai pārveidošana, aplūkošana, izmantošana, izpaušana, nosūtot, izplatot vai citādi darot tos pieejamus, saskaņošana, kombinēšana, ierobežošana, dzēšana vai iznīcināšana.
7. Akadēmijas personāls – personas, kurām ar Akadēmiju noslēgts darba līgums uz nenoteiktu vai noteiktu laiku, uzņēmuma, autortiesību līgums vai līgums par brīvprātīgā darbu vai praksi.
8. Datu subjekts – identificēta vai identificējama fiziska persona.
9. Pārzinis – Akadēmija, kas nosaka personas datu apstrādes nolūkus un līdzekļus.
10. Apstrādātājs – fiziska (tostarp Akadēmijas personāls) vai juridiska persona, publiska iestāde (tostarp Akadēmija), aģentūra vai cita struktūra, kura pārziņa vārdā apstrādā personas datus.
11. Trešā persona – fiziska vai juridiska persona, publiska iestāde, aģentūra vai struktūra, kura nav datu subjekts, pārzinis vai apstrādātājs un personas, kuras pārziņa vai apstrādātāja tiešā pakļautībā ir pilnvarotas apstrādāt personas datus.
12. Datu aizsardzības speciālists – pārziņa iecelts speciālists, kuram ir speciālas zināšanas datu aizsardzības tiesību un prakses jomā un kurš spēj informēt un konsultēt pārzini vai apstrādātāju un darbiniekus, kuri veic apstrādi, par viņu pienākumiem saskaņā ar datu aizsardzību regulējošajiem normatīvajiem aktiem; uzraudzīt, vai tiek ievēroti datu aizsardzību regulējošie normatīvie akti un pārziņa vai apstrādātāja Privātuma politika saistībā ar personas datu aizsardzību, tostarp pienākumu sadali, apstrādes darbībās iesaistīto darbinieku informēšanu un apmācību; pēc pieprasījuma sniegt padomus attiecībā uz novērtējumu par ietekmi uz datu aizsardzību un pārraudzīt tā īstenošanu.

III Personas datu aizsardzības principi

13. Apstrādājot personas datus jāievēro šādi personas datu aizsardzības principi:
    1. personas datu likumīga, taisnīga un pārredzama apstrāde;
    2. personas datu vākšana tikai konkrētiem, skaidriem un likumīgiem nolūkiem un to apstrāde tādā veidā, lai tā būtu saderīga ar šiem likumīgajiem mērķiem;
    3. tikai tādu personas datu apstrāde, kura ir atbilstoša un nepieciešama attiecīgajiem mērķiem;
    4. precīzu un atjauninātu personas datu uzturēšana un pasākumu veikšana, lai nodrošinātu, ka neatbilstoši personas dati tiek nekavējoties dzēsti vai laboti;
    5. personas datu saglabāšana tādā formā, kas ļauj identificēt datu subjektus ne ilgāk kā tas ir nepieciešams nolūkiem, kādiem dati tiek apstrādāti;
    6. atbilstošu tehnisko un organizatorisko pasākumu veikšana, lai nodrošinātu to, ka personas dati tiek glabāti droši un aizsargāti pret neatļautu vai nelikumīgu apstrādi, kā arī pret nejaušu nozaudēšanu, iznīcināšanu vai bojājumiem.
14. Akadēmija ir arī atbildīga par to, lai pierādītu atbilstību iepriekš minētajiem datu aizsardzības principiem.

IV Personas datu apstrādes nolūks un tiesiskais pamats

15. Akadēmija personas datu apstrādi veic tikai skaidri noteiktos nolūkos, to sasniegšanai nepieciešamā apjomā un balstoties uz atbilstošu tiesisko pamatu.
16. Uzsākot personas datu apstrādi, datu subjekts tiek informēts par personas datu apstrādes nolūku.
17. Akadēmija personas datu apstrādi veic šādiem nolūkiem:
    1. studiju procesa nodrošināšanai;
    2. studentu identifikācijai, kontaktinformācija – saziņas nodrošināšanai;
    3. uzņemšanai augstākās izglītības iestādē;
    4. iesniegumu saņemšanai un izskatīšanai;
    5. darbinieku atlasei un darba tiesisko attiecību nodrošināšanai;
    6. grāmatvedības vajadzībām;
    7. informācijas atklātības un publicitātes nodrošināšanai;
    8. publisko iepirkumu veikšanai;
    9. projektu īstenošanai;
    10. īpašuma aizsardzībai, kārtības nodrošināšanai, izmantojot videonovērošanu;
    11. Akadēmijas mājas lapas un tīmekļa vietņu uzturēšanai un darbības uzlabošanai tiek izmantotas sīkdatnes (Sīkdatņu politika).
18. Akadēmija personas datu apstrādi veic, balstoties uz šādiem tiesiskajiem pamatiem:
    1. datu subjekta piekrišana – datu subjekts skaidri un nepārprotami ir devis piekrišanu savu personas datu apstrādei vienam vai vairākiem konkrētiem nolūkiem;
    2. līgumisku attiecību nodibināšana un izpilde –  apstrāde ir vajadzīga līguma starp datu subjektu un Akadēmiju noslēgšanai un izpildei;
    3. juridiska pienākuma izpilde – apstrāde ir vajadzīga, lai izpildītu uz Akadēmiju attiecināmu juridisku pienākumu;
    4. datu subjekta vai trešo personu vitāli svarīgu interešu aizsardzība – apstrāde ir vajadzīga, lai aizsargātu datu subjekta vai citas fiziskas personas vitālas intereses;
    5. sabiedrības interešu ievērošana – apstrāde ir vajadzīga, lai izpildītu uzdevumu, ko veic sabiedrības interesēs;
    6. pārziņa vai trešās personas leģitīmās intereses - apstrāde ir vajadzīga Akadēmijas vai trešās personas leģitīmo interešu ievērošanai, izņemot, ja datu subjekta intereses vai pamattiesības un pamatbrīvības, kurām nepieciešama personas datu aizsardzība, ir svarīgākas par leģitīmajām interesēm.

V Datu subjekta tiesības

19. Veicot Personas datu apstrādi, Akadēmija nodrošina šādas datu subjekta tiesības:
    1. nodrošina tiesības uz informāciju – Akadēmija pārredzamā un saprotamā veidā, izmantojot skaidru un vienkāršu valodu sniedz datu subjektam informāciju  par Akadēmijā veikto personas datu apstrādi;
    2. nodrošina tiesības piekļūt saviem personas datiem – pēc datu subjekta pieprasījuma Akadēmija sniedz informāciju, vai personas dati Akadēmijā tiek/ netiek apstrādāti, kā arī gadījumā, ja personas dati tiek apstrādāti – sniedz informāciju par apstrādāto personas datu kopumu;
    3. nodrošina tiesības labot datus – balstoties uz datu subjekta pamatotu pieprasījumu, Akadēmija nodrošina personas datu labošanu, ja tie ir neatbilstoši, nepilnīgi vai nepareizi;
    4. nodrošina tiesības uz datu pārnesamību – Akadēmija nodrošina datu subjektam iespēju saņemt savus personas datus, ko tas ir sniedzis un kas tiek apstrādāti uz piekrišanas un līguma izpildes pamata rakstiskā formā vai kādā no biežāk izmantotajiem elektroniskajiem formātiem lai, ja iespējams, nodotu šādus datus citam pakalpojumu sniedzējam;
    5. nodrošina tiesības uz dzēšanu (tiesības ”tikt aizmirstam”) – datu subjektam ir tiesības pieprasīt un Akadēmijai ir pienākums bez nepamatotas kavēšanās dzēst personas datus, ja dati vairs nav nepieciešami vai izmantojami saistībā ar mērķiem, kādiem tie tika vākti un apstrādāti, ja datu subjekts ir atsaucis savu piekrišanu personas datu apstrādei un nav cita tiesiskā pamatojuma datu apstrādei, ja personas dati ir jādzēš saskaņā ar uz Akadēmiju attiecināmiem tiesību aktiem;
    6. nodrošina tiesības ierobežot apstrādi – datu subjektam ir tiesības Akadēmijai pieprasīt uz laiku ierobežot personas datu apstrādi saskaņā ar piemērojamajiem normatīvajiem aktiem, t.sk. gadījumos, ja datu subjekts ir konstatējis neprecizitātes savos personas datos un Akadēmijai nepieciešams laiks datu precizitātes pārbaudei;
    7. nodrošina tiesības iebilst – datu subjektam ir tiesības iebilst savu personas datu apstrādei, ja apstrāde ir balstīta uz Akadēmijas leģitīmajām interesēm;
    8. nodrošina tiesības atsaukt savu piekrišanu savu personas datu apstrādei;
    9. nodrošina tiesības saņemt informāciju par personas datu aizsardzības pārkāpumu – Akadēmija bez nepamatotas kavēšanās datu subjektam paziņo par tā personas datu apstrādē konstatētu datu aizsardzības pārkāpumu, ja pārkāpums var radīt augstu risku datu subjekta tiesībām un brīvībām.

VI Personas datu glabāšana

20. Personas dati tiek apstrādāti tik ilgi, cik nepieciešams personas datu apstrādes nolūkam. Glabāšanas periods ir pamatots ar līgumu, leģitīmajām interesēm, piemērojamajiem normatīvajiem aktiem vai kamēr ir spēkā datu subjekta piekrišana attiecīgai personas datu apstrādei, ja nepastāv cits personas datu apstrādes tiesiskais pamats.
21. Personas dati, kas vairs nav nepieciešami, tiks neatgriezeniski izdzēsti no Akadēmijas informācijas sistēmām. Dati no rezerves kopijām tiks izdzēsti tiklīdz beigsies rezerves kopijas uzglabāšanas laiks.

VII Dokumentācija

22. Personas datu apstrāde reģistrējama Akadēmijas personas datu apstrādes reģistrā. Katrai personas datu apstrādei ir identificēts nolūks, apstrādes juridiskais pamats, datu subjektu kategorijas, saņēmēju kategorijas, paredzētie personu datu glabāšanas termiņi, kā arī atbildīgā struktūrvienība, kura ir atbildīga gan par personas datu apstrādes procesu, gan ar to saistītās informācijas aktualizāciju reģistrā.
23. Akadēmija regulāri atjauno ar personu datu apstrādi saistīto dokumentāciju, kas var ietvert:
    1. informācijas auditu veikšanu, lai noskaidrotu, kādus personas datus glabā Akadēmijas sistēmās;
    2. aptaujas lapu izplatīšanu un sarunas ar darbiniekiem Akadēmijas struktūrvienībās, lai iegūtu pilnīgāku priekšstatu par apstrādes darbībām;
    3. Privātuma politikas, procedūru, līgumu pārskatīšanu, lai nodrošinātu datu apstrādi nepieciešamajā apjomā.

VIII Personas datu saņēmēji un personas datu nosūtīšana uz trešo valsti

24. Akadēmija neizpauž trešajām personām datu subjekta personas datus vai jebkādu pakalpojumu sniegšanas un līguma darbības laikā iegūtu informāciju par datu subjektu, izņemot, ja dati jānodod:
    1. noslēgtā līguma ietvaros, lai veiktu kādu līguma izpildei nepieciešamu vai ar likumu deleģētu funkciju (piemēram, auditori);
    2. ārējos normatīvajos aktos paredzētajām personām pēc viņu pamatota pieprasījuma, šajos normatīvajos aktos noteiktajā kārtībā un apjomā (piemēram, tiesībsargājošās iestādes);
    3. ārējos normatīvajos aktos noteiktos gadījumos Akadēmijas likumīgo interešu aizsardzībai (piemēram, juriskonsults);
    4. saskaņā ar datu subjekta skaidru un nepārprotamu piekrišanu.
25. Akadēmija var nodot personas datus ārpus Eiropas Ekonomikas zonas (kas ietver Eiropas Savienības (ES) un Islandes, Lihtenšteinas un Norvēģijas valstis) un uz citām valstīm, pamatojoties uz to, ka šajās valstīs noteiktās aizsardzības prasības ir atbilstošas ES prasībām vai ka organizācija, kas saņem informāciju, ir nodrošinājusi pietiekamas garantijas (piemēram, izmantojot saistošus uzņēmumu noteikumus vai standarta datu aizsardzības klauzulas) vai arī, ja Akadēmija iegūst attiecīgo datu subjektu nepārprotamu piekrišanu šādai datu nodošanai.

IX Fotografēšana un filmēšana

26. Akadēmija publicitātes un sabiedrības informēšanas nolūkos var veikt fotoattēlu un videomateriāla uzņemšanu Akadēmijas un tās struktūrvienību telpās vai Akadēmijas rīkotajos pasākumos. Tiesiskais pamats ir pārziņa leģitīmo interešu ievērošana.
27. Akadēmijas uzņemtās fotogrāfijas  un videomateriāls var tikt ievietots Akadēmijas mājas lapā www.lka.edu.lv, Latvijas Kultūras akadēmijas sociālo tīklu profilos un sūtīti medijiem kā publicitātes attēli/video:
    1. https://www.facebook.com/LKAkademija/
    2. https://www.instagram.com/lkakademija/
    3. https://twitter.com/LKAkademija
    4. https://www.youtube.com/LKAkademija
28. Fotoattēli un videomateriāli tiks glabāti tik ilgi, kamēr tie sniegs aktuālu informāciju par Akadēmijas norisēm.
29. Ja datu subjekts nevēlas, lai tiktu fotografēts, tam ir tiesības iebilst pret tā fotoattēla uzņemšanu, informējot par to pasākuma organizatorus, vai akadēmijas vadību, kā arī datu subjektam ir tiesības pieprasīt, lai fotogrāfija, kurā attēlots datu subjekts tiktu izņemta no vietnes, kur tā publicēta.

X Videonovērošana

30. Latvijas Kultūras akadēmija veic videonovērošanu:
    1. Ludzas ielā 24 ar 3 (trijām) kamerām, no kurām divas izvietotas iekšpagalmā un viena novietota dārzā.
    2. Dzirnavu ielā 46 ar 4 (četrām) kamerām, kuras novietotas pie ēkas fasādes.
    3. Peitavas ielā 10, Rīgas Kinomuzejā ar 8 (astoņām) kamerām, kuras novietotas muzeja iekštelpās.
31. Vairāk informācijas: Videonovērošana Latvijas Kultūras akadēmijā.

XI Personas datu apstrādes organizācija un atbildība

32. Akadēmija ir atbildīga par personas datu aizsardzību reglamentējošo normatīvo aktu  un citos saistošos juridiskos aktos noteikto prasību izpildes nodrošināšanu Akadēmijas darbībā.
33. Akadēmijas personāls ir atbildīgs par:
    1. Privātuma politikas, kā arī citu ar personas datu aizsardzību saistītu iekšējo un ārējo normatīvo aktu ievērošanu ikdienas darbībā;
    2. ar personas datu apstrādi saistīto incidentu vai pārkāpumu ziņošanu iekšējos normatīvajos aktos noteiktajā kārtībā.
34. Ņemot vērā personas datu aizsardzības nozīmīgumu, prasību attiecībā uz personu datu aizsardzību neievērošana var izraisīt disciplinārus pasākumus saskaņā ar Akadēmijas iekšējiem noteikumiem.
35. Akadēmijas personas datu aizsardzības speciālists ir atbildīgs par:
    1. ar Akadēmijas darbību saistītās personas datu apstrādes atbilstību spēka esošo ārējo normatīvo aktu prasībām;
    2. atbilstošu iekšējo normatīvo aktu izstrādes koordināciju vai konsultēšanu, to prasību izpildes uzraudzību;
    3. vadības un darbinieku konsultēšanu.
36. Akadēmijas sadarbības partneri ir atbildīgi par godprātīgu savstarpējos līgumos vai vienošanās noteikto saistību attiecībā uz personas datu apstrādi izpildes nodrošināšanu.

XII Noslēguma jautājumi

37. Akadēmijai ir tiesības veikt papildinājumus Privātuma politikā, ievietojot Akadēmijas mājaslapā.