Latvijas Kultūras akadēmijas privātuma politika

1.Vispārējie noteikumi

1.1.Latvijas Kultūras akadēmijas (turpmāk – LKA) privātuma politika (turpmāk – politika) nosaka to, kādus personas datus un kādiem nolūkiem LKA apstrādā, tajā skaitā nosaka personas datu apstrādes apjomu, aizsardzību, apstrādes termiņu un citus ar personas datu aizsardzību saistītus jautājumus.

1.2.Politikā lietotie termini:

1.2.1.Pārzinis – LKA reģistrācijas Nr. 90000039164, juridiskā adrese Ludzas iela 24, Rīga, LV – 1003, e-pasts: lka@lka.edu.lv ;

1.2.2.Lietotājs – fiziska perona (datu subjekts) , kurš izmanto LKA pakalpojumus, apmeklē un lieto LKA infrastruktūru, t.s. LKA pārvaldītus IT resursus;

1.2.3.Pakalpojums – pakalpojums, kas tiek sniegts lietotājam, atbilstoši LKA iekšējiem normatīvajiem aktiem, tai skaitā attiecībā uz informācijas sistēmām, datu failiem un citu informāciju, ko izmanto informācijas apstrādei, pārraidei, glabāšanai un citu funkciju veikšanai un Latvijas Republikas tiesību aktiem;

1.2.4.Lietotāja dati – jebkura informācija par lietotāju, kas zināma LKA un kas var tieši vai netieši identificēt lietotāju;

1.2.5.Lietotāja datu apstrāde – darbības, kas tiek veiktas ar lietotāja datiem jebkādā veidā un ar jebkuriem šim nolūkam minētajiem rīkiem;

1.2.6.Trešā persona – jebkura persona, kas nav lietotājs, LKA darbinieks vai pilnvarots datu apstrādātājs.

1.3.Politikā izmantotie termini un jēdzieni, kuri saistīti ar peronu datu aizsardzību, ciktāl tie nav definēti atšķirīgi, atbilst tiem terminiem un jēdzieniem, kas norādīti Eiropas Parlamenta un Padomes 2016. gada 27. aprīļa regulā Nr. 2016/679 par fizisku personu aizsardzību attiecībā uz personas datu apstrādi un šādu datu brīvu apriti (turpmāk - Vispārīgā datu aizsardzības regula)  un citos attiecībā uz personas datu apstrādi Latvijā piemērojamos tiesību aktos.

1.4.Lietotājam izmantojot LKA pakalpojumus, infrastruktūru vai sniedzot informāciju par sevi, tiek uzskatīts, ka lietotājs ir iepazinies ar šo politiku.

1.5.Lietotājs visu informāciju par saviem datiem sniedz tikai brīvprātīgi un ir atbildīgs par LKA iesniegtās informācijas pareizību.

1.6.LKA ir tiesīga veikt papildus pasākumus, lai identificētu, kā arī dokumentētu lietotāja identifikācijas faktu, kā arī dokumentētu sniegtās informācijas vai citas veiktās darbības faktu.

1.7.LKA ir pienākums atteikties nodrošināt lietotāja tiesību izpildi, normatīvajos aktos noteiktajā kārtībā, ja lietotājs atsakās sniegt viņu identificējošo informāciju.

1.8.Jautājumi, kas saistīti ar personu datu apstrādi iesūtami uz e-pasta adresi: datu.specialists@lka.edu.lv vai uz lka@lka.edu.lv.

2.Politikas piemērošanas joma

2.1.Politiku piemēro privātuma un personas datu aizsardzības nodrošināšanai attiecībā uz:

2.1.1.fiziskajām personām (LKA personālam) – darbiniekiem, studējošiem un trešajām personām, kuras saistītas ar LKA pakalpojumu sniegšanā;

2.1.2.LKA infrastruktūras apmeklētājiem, lietotājiem;

2.1.3.LKA uzturētu  interneta resursu lietotājiem.

2.2.Privātuma politika attiecināma uz personu datu apstrādi neatkarīgi, kādā formā vai vidē lietotājs sniedz personas datus.

2.3.LKA nodrošina lietotāju privātumu un personas datu aizsardzību , ievēro lietotāju tiesības uz personu datu apstrādes likumību saskaņā ar piemērojamiem normatīvajiem aktiem – Fizisko personu datu apstrādes likumu, Vispārīgo datu aizsardzības regulu un citiem saistošajiem normatīvajiem aktiem.

3.LKA datu apstrādes mērķis un pamats

3.1.Lietotāju datu apstrādes tiesiskais pamats:

3.1.1.līguma noslēgšana un izpilde;

3.1.2.normatīvo aktu prasību izpilde;

3.1.3.pamatojoties uz lietotāju piekrišanu.

3.2.Lietotāju datu apstrādes mērķis:

3.2.1.pakalpojumu sniegšana lietotājiem;

3.2.2.līgumisko attiecību nodibināšana un uzturēšana, tai skaitā darba tiesisko attiecību nodibināšana;

3.2.3.lietotāja identifikācija, identitātes pārbaudīšana;

3.2.4.citu Latvijas Republikas normatīvo aktu noteikto pienākumu un tiesību īstenošana.

3.3.Lai sniegtu pakalpojumus, LKA veic sekojošu lietotāja datu apstrādi:

3.3.1.vārdu un uzvārdu;

3.3.2.personas kodu;

3.3.3.dzimšanas datumu;

3.3.4.kontaktinformāciju;

3.3.5.personu apliecinošu dokumentu datus;

3.3.6.datus par iegūto izglītību;

3.3.7.fotogrāfiju;

3.3.8.videoierakstus;

3.3.9.informāciju par studijām, māksliniecisko jaunradi, pētniecisko un akadēmisko darbu, tai skaitā par lietotāja publikācijām un īstenotajiem jaunrades projektiem;

3.3.10.lietotāja IP adresi;

3.3.11.personas bankas kontu;

3.3.12.pakalpojumu lietošanas laikā veikto darbību datus, kas ir nepieciešami, lai nodrošinātu pakalpojumu sniegšanu.

3.3.13.Citu informāciju, kas nepieciešama pakalpojumu sniegšanai.

3.4.Lai nodibinātu un uzturētu līgumiskās attiecības, tai skaitā darba tiesiskās attiecības, LKA veic sekojošu lietotāja datu apstrādi:

3.4.1.vārdu un uzvārdu;

3.4.2.personas kodu;

3.4.3.dzimšanas datumu;

3.4.4.dzimumu;

3.4.5.kontaktinformāciju;

3.4.6.personu apliecinošu dokumentu datus;

3.4.7.datus par iegūto izglītību;

3.4.8.fotogrāfiju;

3.4.9.videoierakstus;

3.4.10.informāciju par studijām, māksliniecisko jaunradi, pētniecisko un akadēmisko darbu, tai skaitā par lietotāja publikācijām un īstenotajiem jaunrades projektiem;

3.4.11.personas bankas kontu;

3.4.12.līgumisko  lietošanas laikā veikto darbību datus, kas ir nepieciešami, lai nodrošinātu līgumiskās attiecības;

3.4.13.Citu informāciju, kas nepieciešama līgumisko attiecību nodrošināšanai.

3.5.LKA , lai nodrošinātu politikas 3.2. punktā norādīto mērķu sasniegšanu uztur datubāzes ar lietotāju datiem, dati tiek uzturēti, glabāti un apstrādāti atbilstoši normatīvo aktu prasībām.

4.Lietotāju datu drošība un  nodošana trešajām personām

4.1.Lietotāja dati tiek saņemti no paša lietotāja, vai to pārstāvja, kā arī no trešajām personām normatīvajos aktos noteiktajā kārtībā.

4.2.LKA nodod datus trešajām personām šādos gadījumos:

4.2.1.pienākums nodot lietotāju datus izriet no Latvijas republikas normatīvo aktu prasībām;

4.2.2.tas ir nepieciešamas lietotāja datu apstrādes mērķa sasniegšanai, jeb pakalpojuma nodrošināšanai;

4.2.3.ar lietotāja skaidru un nepārprotamu piekrišanu;

4.3.LKA neveic personas datu profilēšanu un nepieņem automatizētus individuālus lēmumus, kas varētu radīt tiesiskas sekas subjektam. Lietotāju datu apstrādes procesā LKA veic visas nepieciešamās darbības, lai sasniegtu un nepārsniegtu lietotāju datu apstrādes mērķus.

4.4.LKA nodrošina piekļuvi lietotāja datiem tiem LKA darbiniekiem, kuriem tas nepieciešams darba pienākumu izpildei. LKA darbiniekiem ir tiesības apstrādāt lietotāju datus tiktāl, cik tas ir nepieciešams tiešo darba pienākumu izpildei.

4.5.LKA personu datu apstrādei izmanto personas datu apstrādātājus:

4.5.1.Personāla, finanšu un grāmatvedības datu apstrādei – SIA “Visma Enterprise” reģistrācijas Nr. 40003734170;

4.5.2.Lietvedības datu apstrādei – AS “RIX Technologies” reģistrācijas Nr. 40003548427;

4.5.3.Studējošo  peronu datu apstrādei – Latvijas Universitāte, reģistrācijas Nr. 90000076669;

4.5.4.Bibliotēkas lietotāju datubāze –Kultūras informācijas sistēmu centrs reģistrācijas Nr. 90001708717 

4.5.5.Microsoft licenču nomas pakalpojumi – Microsoft Ireland Operations Ltd., reģistrācijas Nr. 8256796U;

4.5.6.Zoom licenču nomas pakalpojumi – ZOOM COMMUNICATIONS, INC. - LEI: 549300T9GCHU0ODOM055 | LEI Register  Nr. 4969967 

4.5.7.Darbinieku, studējošo caurlaižu (piekļuves karšu) datu apstrāde – Hardmeier AD reģistrācijas Nr. 10935594.

4.6.Personas dati var tikt nodoti citiem norādītajiem saņēmējiem atsevišķu pārziņa normatīvajos aktos noteikto pienākumu izpildei, vai tiesisko interešu īstenošanai vai līgumsaistību izpilde:

4.6.1.juristiem, revidentiem, finanšu konsultantiem un citiem konsultantiem, kuri piesaistīti pārziņa darbības optimizēšanai vai pārbaudei;

4.6.2.Valsts ieņēmumu dienestam, tiesām, ārpus tiesas strīdus risināšanas iestādēm, maksātnespējas procesa administratoriem, parādu piedzinējiem, sakarā ar parādu piedzīšanu par LKA pakalpojumiem;

4.6.3.kredītiestādēm un citām finanšu iestādēm, kas nodrošina maksājumu uzdevumu saņemšanu un izpildi;

4.6.4.pakalpojuma sniedzējiem, kuri nodrošina pakalpojumus konkrētai personai, ja nepieciešama precīza personas identifikācija;

4.7.Personas datu nodošanu ārpus Eiropas Savienības robežām LKA veic nododot minimāli iespējamos datus un to darot saskaņā ar Vispārīgās datu aizsardzības regulas prasībām.

5.Sīkdatnes un to apstrāde

5.1.Lai nodrošinātu LKA interneta vietņu pilnvērtīgu darbību, LKA iegūst datus par lietotāju, izmantojot sīkdatnes.

5.2.Lietotājam ir tiesības izmainīt sīkdatņu izmantošanu, lai veiktu interneta vietņu uzlabojumus.

5.3.LKA interneta vietnēs var tikt izmantotas saites uz trešo personu interneta vietnēm, kurām ir savi sīkdatņu lietošanas un personu datu aizsardzības noteikumi, par kuriem LKA nav atbildīga.

5.4.LKA sīkdatņu apstrādes  politika pieejama: https://www.lka.edu.lv/lv/par-akademiju/fizisko-personu-datu-aizsardziba/sikdatnu-politika/ 

6.Videonovērošanas politika

6.1.LKA ēkās veic videonovērošanu, bez audioieraksta veikšanas. Videoieraksta glabāšanas laiks ir līdz 10 kalendārajām dienām no ieraksta veikšanas brīža.

6.2.Videonovērošana tiek veikta ar mērķi:

6.2.1.novērst noziedzīgu nodarījumu izdarīšanu vai fiksēt noziedzīgu nodarījumu nodarījuma veikšanas brīdī, ar mērķi identificēt iespējamo noziedzīga nodarījuma izdarītāju, subjektu;

6.2.2.aizsargāt LKA materiālās vērtības, darbinieku, studējošo personīgās lietas;

6.2.3.aizsargāt personu vitāli svarīgās intereses, t.i., veselību vai dzīvību.

6.3.Videonovērošana tiek veikta tikai zonās, kurās ir izvietotas brīdinājuma zīmes par videonovērošanas veikšanu.

6.4.Videonovērošanas dati pieejami tikai tiem LKA darbiniekiem, kuriem tas ir noteikts tiešo darba pienākumu veikšanai, tai skaitā paredzēts amata aprakstā, vai pakalpojumu sniedzējiem, kuriem tiesības piekļūt videonovērošanas datiem ir noteiktas līgumā.

7.Publisku pasākumu, aktivitāšu fotografēšana, tiešraide.

7.1.Reklāmas nolūkā vai lai informētu citus lietotājus, vai interesentus par notiekošajiem pasākumiem, LKA var veikt fotografēšanu, filmēšanu vai tiešsaistes translāciju.

7.2.Uzņemtos videomateriālus vai foto materiālus LKA var izmantot savās tīmekļa vietnēs, kā arī savos sociālo tīklu profilos.

7.3.Informāciju par pasākumu vai aktivitāšu fotografēšanu, filmēšanu vai tiešraidi izvieto brīdinājuma zīmēs, preses relīzēs, paziņojumos, vai citos visiem pieejamos veidos.

7.4.Videomateriālu vai fotoattēlus glabā neierobežotu laiku.

7.5.Datu subjektam ir tiesības vērsties LKA ar lūgumu dzēst savu attēlu norādot konkrētu attēlu, kuru lietotājs vēlas dzēst. Iesniegums par attēlu dzēšanu nosūtāms uz e-adresi: datu.specialists@lka.edu.lc vai lka@lka.edu.lv.

7.6.LKA nav pienākums dzēst attēlus, kuros redzamās personas nav iespējams nepārprotami identificēt pēc sejas.

7.7.LKA nav atbildīga par trešo personu veikto filmēšanu vai videoierakstu veikšanu, vai to apstrādi un publiskošanu informatīvos izdevumos vai portālos, kuru pārzinis vai uzturētājs nav LKA.

7.8.LKA rīkotajos publiskajos pasākumos apmeklētājiem ir tiesības veikt filmēšanu vai fotografēšanu savām personiskajām vajadzībām. LKA ir tiesības, iepriekš brīdinot, atsevišķu aktivitāšu fotografēšanu vai filmēšanu.

7.9.LKA sanāksmēs vai sēdēs var tikt veikts videoieraksts vai audioieraksts, par ko iepriekš brīdina sanāksmes dalībniekus.

7.10.LKA sēžu ieraksti tiek glabāti līdz sēdes protokola parakstīšanai. Pēc protokola apstiprināšanas un parakstīšanas ieraksts tiek dzēsts. 

8.Tiešsaistes video pakalpojumi

8.1.Lai nodrošinātu lietotājiem attālinātu tiešsaistes video pakalpojumu (studiju, darba, sanāksmju, konferenču u.c. pasākumu procesā), LKA attiecīgo pakalpojumu nodrošina, lietotājam autorizējoties Kultūras Informācijas sistēmu centra uzturētā tīmekļa Microsoft Office 365 sistēmā (turpmāk – MS sistēma) vai  Zoom Video Communications Inc. uzturētā sistēmā (turpmāk – Zoom sistēma).

8.2.Tiešsaistes filmēšanas mērķis ir nodrošināt:

8.2.1.LKA studiju procesu un administratīvā darba nepārtrauktību;

8.2.2.attālinātā darba veikšanu;

8.2.3.kursu attālinātās apguves iespējas reģistrētajiem lietotājiem;

8.2.4.iespējas lietotājam piedalīties mācību procesā, vai darba procesos, attaisnotas prombūtnes laikā, vai nepārvaramas varas apstākļos;

8.2.5.gadījumos, kad pasākums tiek organizēts attālinātās tiešsaistes MS vai Zoom sistēmās.

8.3.Datu apstrādātāju pienākumi:

8.3.1.Microsoft tiešsaistes pakalpojumu Papildinājumā par datu aizsardzību (Microsoft Online Data Protection Addendum). Dokumenta aktuālā redakcija pieejama elektroniski interneta mājaslapā http://www.microsoft.com/licensing/contracts;

8.3.2.Zoom and the European Union’s General Data Protection Regulation https://explore.zoom.us/en/gdpr/. 

8.3.3.Attālināts tiešsaistes video var tikt ierakstīts un saglabāts, MS un Zoom sistēmās (turpmāk – Videoieraksts) normatīvajos aktos noteiktā kārtībā. Pirms katra videoieraksta veikšanas lietotājs – sistēmas administrators informē citus lietotājus, ka attiecīgais tiešsaistes video tiks ierakstīts, norādot videoieraksta veikšanas mērķi.

8.3.4.Videoieraksta maksimālais glabāšanas laiks MS sistēmā ir 1 gads no tā ierakstīšanas brīža. Zoom sistēmā maksimālais videoieraksta uzglabāšanas laiks ir 7 kalendārās dienas no tā ierakstīšanas brīža.

8.3.5.Tiešsaistes video bez ieraksta sistēmās netiek saglabāts.

9.Datu subjektu tiesības

9.1.Lietotājam ir tiesības:

9.1.1.saņemt informāciju par saviem datiem un šo datu apstrādi;

9.1.2.piekļūt lietotāja datiem, lūgt to labošanu vai dzēšanu, ja tas nav pretrunā normatīvajiem aktiem;

9.1.3.iebilst pret lietotāju datu apstrādi;

9.1.4.uz lietotāju datu pārnesamību;

9.1.5.pieprasīt savu datu apstrādes pārtraukšanu vai ierobežošanu, ja šāda tiesība izriet no normatīvajiem aktiem un tas neierobežo LKA funkcijas tiesības un pienākumus;

9.1.6.savu datu tiesību pārkāpuma gadījumā pieprasīt LKA, lai pārtrauc datu apstrādes pārkāpumu;

9.1.7.jebkurā laikā vērsties Datu valsts inspekcijā savu aizskarto tiesību aizstāvībai.

10.Izmaiņas lietotāju datu apstrādē un apstrādes pārtraukšana 

10.1.LKA glabā un apstrādā lietotāja datus, kamēr pastāv vismaz viens no šiem kritērijiem:

10.1.1.ir spēkā ar lietotāju noslēgtais līgums;

10.1.2.ārējos normatīvajos aktos noteiktajā kārtībā lietotājs vai LKA var realizēt savas leģitīmās intereses;

10.1.3.normatīvajos aktos ir noteikts iemesls datu glabāšanai.

10.2.Lietotājam ir pienākums nekavējoties informēt LKA par jebkādām izmaiņām politikas 3.3. vai attiecīgi 3.4. punktā minētajiem lietotāja datiem, kā arī gadījumos, kad dati ievadīti nepareizi.

10.3.LKA ir tiesības pieprasīt uzrādīt attiecīgo dokumentu orģinālus, lai pārliecinātos par izmaiņām datos, vai apstiprinātu nepareizu datu apstrādi.

10.4.Lietotājam ir tiesības jebkurā laikā grozīt, dzēst vai papildināt savus datus, ja tas nav pretrunā normatīvajiem aktiem un neierobežo LKA tiesību, pienākumu, funkciju vai sniegto pakalpojumu nodrošināšanu.

11.Nobeiguma noteikumi

11.1.Politika ir pieejama LKA interneta vietnē: https://www.lka.edu.lv/lv/par-akademiju/fizisko-personu-datu-aizsardziba/sikdatnu-politika/. Lietotājam pienākums iepazīties ar aktuālo politikas versiju, kas tiek piemērota nekavējoties, uzreiz pēc grozījumu veikšanas.